FAQ- Häufig gestellte Fragen zu VPO
Alles, was Sie über die automatisierte und dezentrale Vertretungsplanung wissen möchten.
Wie funktioniert VPO? Welche Vorteile bietet die Software und wie gelingt der Einstieg?
Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen.
VPO Verstehen:
Was bedeutet dezentrale Vertretungsplanung?
Bei VPO muss nicht jede Änderung über eine zentrale Planungsstelle laufen.
Lehrkräfte und andere berechtigte Beteiligte können selbstständig an der Planung mitwirken. VPO verbindet diese Möglichkeiten mit einer weitgehend automatisierten Organisation.
So verteilt sich die Verantwortung auf mehrere Schultern, ohne dass die Übersicht verloren geht. Die Schule wird unabhängiger von einzelnen Planungsverantwortlichen und gewinnt an Flexibilität.
Wie viel Arbeit übernimmt VPO automatisch?
VPO automatisiert große Teile der Vertretungs- und Aufsichtsplanung – auch bei komplexen Vertretungssituationen.
Der Algorithmus berücksichtigt die schulischen Rahmenbedingungen und ermittelt passende Lösungen. Dabei können Automatisierungsgrade von über 70 % über ein gesamtes Schuljahr erreicht werden.
Wie hoch der tatsächliche Automatisierungsgrad ausfällt, hängt von den individuellen Gegebenheiten und Anforderungen der Schule ab.
Warum reicht herkömmliche Stundenplanungssoftware für die Vertretungsplanung oft nicht aus?
Während der reguläre Stundenplan vergleichsweise langfristig feststeht, verändert sich die Vertretungsplanung ständig. Krankmeldungen, Veranstaltungen und kurzfristige Ausfälle erfordern immer wieder neue Entscheidungen.
Klassische Stundenplanungsprogramme behandeln die Vertretungsplanung häufig als ergänzende Funktion, die viel manuelle Koordination erfordert.
VPO wurde dagegen speziell für die Vertretungsplanung entwickelt. Automatisierung, dezentrale Mitgestaltung und vorausschauende Simulationen stehen von Anfang an im Mittelpunkt.
Dadurch lassen sich die besonderen Herausforderungen der täglichen Vertretungsorganisation wesentlich effizienter bewältigen.
Funktionen im Schulalltag:
Wie sorgt VPO für eine faire Verteilung der Vertretungsstunden?
VPO berücksichtigt bereits geleistete Vertretungen mithilfe eines transparenten Bewertungssystems.
Lehrkräfte, die bislang weniger Vertretungen übernommen haben, werden bei zukünftigem Planungsbedarf entsprechend ihrem Deputat bevorzugt berücksichtigt.
Dadurch verteilt sich die zusätzliche Belastung ausgewogener und bleibt für alle Beteiligten nachvollziehbar.
Können Vertretungen auch längerfristig geplant werden?
Ja. Mit VPO lassen sich Vertretungsszenarien für jeden beliebigen Tag im Schuljahr simulieren.
Die Software kann mögliche Vertretungseinsätze frühzeitig prognostizieren, Planungsengpässe sichtbar machen und alternative Lösungen aufzeigen.
Das erleichtert die Vorbereitung auf kommende Unterrichtsausfälle und sorgt für mehr Planungssicherheit – auch wenn sich die tatsächliche Situation später noch verändert.
Kann ich mit VPO auch Stundenpläne erstellen?
VPO ist auf die Vertretungsplanung spezialisiert und kein Programm zur automatischen Erstellung regulärer Stundenpläne.
Bereits vorhandene Stundenpläne können jedoch aus gängigen Stundenplanungssystemen importiert werden. Besonders eng ist die Anbindung an die Lösungen unseres Kooperationspartners TK-Schulsoftware.
Alternativ lassen sich Stundenpläne manuell in VPO erfassen. Eine integrierte Konfliktprüfung unterstützt dabei die korrekte Übertragung.
Anschließend können sämtliche relevanten Änderungen direkt in VPO organisiert und verwaltet werden.
Wie setzt VPO Künstliche Intelligenz ein?
Wir setzen Künstliche Intelligenz gezielt dort ein, wo sie die Bedienung erleichtert, Arbeitsabläufe beschleunigt und Schulen im Alltag entlastet.
Bereits heute unterstützen KI-gestützte Verfahren beispielsweise den datenschutzkonformen Import von Stundenplänen.
Darüber hinaus entwickeln wir eine optionale KI-Sprachassistenz, mit der sich auch komplexere organisatorische Aufgaben über natürliche Sprache bearbeiten lassen sollen.
Wichtig ist uns dabei, dass VPO zuverlässig, nachvollziehbar und intuitiv bedienbar bleibt. Die automatisierte Vertretungsplanung funktioniert auch ohne den Einsatz der zusätzlichen Sprachassistenz.
Einführung und Datenschutz:
Welche Voraussetzungen müssen für die Nutzung von VPO erfüllt sein?
VPO ist eine eigenständige, webbasierte Softwarelösung und kann unabhängig von anderen Stundenplanungsprogrammen eingesetzt werden.
Bestehende Stundenpläne lassen sich aus gängigen Systemen übernehmen oder bei Bedarf manuell erfassen. Eine besonders ausgereifte Schnittstelle besteht zu TK-Schulsoftware.
Die Einrichtung wird auf die organisatorischen Anforderungen Ihrer Schule abgestimmt.
Wie schnell kann unsere Schule auf VPO umstellen?
Für einen erfolgreichen Einstieg erhalten Lehrkräfte und Administratorinnen und Administratoren eine mehrstündige Schulung, in der sie die wichtigsten Funktionen und Abläufe kennenlernen.
Besonders bewährt hat sich eine Einführung im Anschluss an die Schulferien, beispielsweise nach den Sommer-, Herbst- oder Osterferien.
Wie sicher sind unsere Daten in VPO?
Der Schutz sensibler Schuldaten hat für uns höchste Priorität.
Jede Schule erhält einen eigenen, DSGVO-konformen Server in Nürnberg. Die Daten bleiben damit getrennt von denen anderer Einrichtungen und unter der Kontrolle der jeweiligen Schule.
Verschlüsselung, regelmäßige Sicherheitsupdates sowie differenzierte Rollen- und Zugriffsrechte schützen die Daten auch innerhalb der schulischen Organisation.
Eine Weitergabe an angebundene Drittanbieter-Apps erfolgt nur auf ausdrücklichen Wunsch der Schule.
Kosten und VPO kennenlernen:
Was kostet VPO?
Die Kosten richten sich nach der Größe und den individuellen Anforderungen Ihrer Schule.
Die monatlichen Preise beginnen bei 315 € netto zuzüglich 19 % Mehrwertsteuer. Der Betrieb eines eigenen Servers für Ihre Schule ist darin bereits enthalten.
Im Rahmen bestimmter Partnerprogramme, beispielsweise mit TK-Schulsoftware, können zusätzliche Rabatte möglich sein.
Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.
Können wir VPO vorab testen oder kennenlernen?
Ja, selbstverständlich!
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, VPO in einer unverbindlichen Demo kennenzulernen und die Funktionen selbst auszuprobieren.
Gerne zeigen wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch, wie die automatisierte und dezentrale Vertretungsplanung funktioniert und welche Möglichkeiten sich für Ihre Schule ergeben.
Noch Fragen? Lernen Sie VPO persönlich kennen.
Jede Schule ist anders. Deshalb nehmen wir uns gerne Zeit für Ihre individuellen Fragen.
Erfahren Sie in einem unverbindlichen Beratungsgespräch, wie VPO Ihre Vertretungsplanung erleichtern und Ihren Schulalltag nachhaltig entlasten kann.
Erfahren Sie, wie VPO Ihren Schulalltag erleichtern kann
Wir freuen uns darauf, Ihnen unsere Lösung vorzustellen und gemeinsam herauszufinden, wie VPO Ihre Schule im Alltag unterstützen kann.