Vertretungsplanung

Ja, wir bieten eine unverbindliche Demo-Version an, mit der Sie unsere Software und ihre Funktionen in Ruhe kennenlernen können. Kontaktieren Sie uns einfach für einen Testzugang!

Bisherige Verfahren zur Vertretungsplanung bündeln alle nötigen Informationen zenrral bei einer Person. Diese versucht auf Basis der verfügbaren Daten, die nächsten Schultage bestmöglich zu organisieren. Je nach Krankenstand und weiteren Faktoren ist eine Planung meist nur wenige Tage im Voraus möglich. Lehrkräfte werden daher häufig kurzfristig über Einsätze informiert. Langfristige Planung scheitert systembedingt daran, dass fortlaufend neue Informationen hinzukommen. Diese erfordern laufende Anpassungen – auch an bereits erstellten Planungen. Zudem verursacht die zentrale Organisation einen Arbeitsaufwand von mehreren Deputatsstunden pro Woche – oft mit nur mittelmäßigen Ergebnissen.

VPO ist eine innovative Lösung für die Vertretungsplanung, die unabhängig von der akuten Belastung funktioniert. Sie wurde praxisnah aus den Bedürfnissen des Schulalltags entwickelt – in enger Zusammenarbeit mit Schulen und Lehrkräften. Gleichzeitig schafft sie Planungsmöglichkeiten für jeden beliebigen Tag im Schuljahr.

Alle Lehrkräfte können sich gleichzeitig an der Planung beteiligen, unterstützt durch ein hochautomatisiertes und lernendes System, das Vertretungseinsätze durch Simulationen in der Zukunft  prognostiziert und gegebenenfalls alle Vertretungen automatisch regelt. Das entlastet die Beteiligten und sorgt für eine gleichmäßige, transparente Verteilung der Vertretungsarbeit.

Traditionelle Software behandelt Vertretungsplanung als Ergänzung zur Stundenplanung. In der Praxis jedoch ist der Aufwand für die Vertretungsplanung oft deutlich höher, da jederzeit neue Informationen zu Abwesenheiten hinzukommen können. Da die Methoden zur Vertretungsplanung in der Regel auf denen der Stundenplanung aufbauen, wird spezielle Expertise benötigt, um den Vertretungsplan zu erstellen – das führt zu einer hohen Belastung der Verantwortlichen.
VPO dreht den Ansatz um: Die Vertretungsplanung steht im Zentrum. Unterstützt durch hochgradige Automatisierung können alle Beteiligten gleichzeitig dezentral an der Vertretungsplanung mitwirken.

So entstehen ganz neue Lösungswege – effizienter, flexibler und besser an die Realität des Schulalltag angepasst.

Nein. VPO ist keine Software zur automatischen Generierung des Stundenplans. Wenn bereits Systeme zur Stundenplanung vorhanden sind, ist VPO in der Lage diese Pläne zu importieren. Wir unterstützen dabei alle gängigen Systeme zur Stundenplanung und bieten insbesondere zu Systemen unseres Kooperationspartners TK-Schulsoftware eine ausgereifte Schnittstelle an.

Manuell erstellte Stundenpläne lassen sich in wenigen Schritten mit ausführlicher Konfliktprüfung in VPO übertragen. Anschließend lassen sich alle relevanten Änderungen des Stundenplans direkt in VPO verwalten.

Wir nehmen den Datenschutz sehr ernst. Schulen haben volle Datenautonomie, wir erheben nur die für den reibungslosen Betrieb notwendigen Informationen. Unsere DSGVO-konformen Server stehen in Nürnberg. Eine Weitergabe von Daten erfolgt nur auf ausdrücklichen Wunsch,  beispielsweise wenn Drittanbieter-Apps zur Anzeige der Vertretungspläne eingebunden werden. Durch Verschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsupdates sind die Daten Ihrer Schule geschützt.

VPO kann eigenständig genutzt werden und erfordert keine weiteren Softwarelösungen. Die meisten Schulen verwenden jedoch separate Programme zur Stundenplanerstellung, deren Daten anschließend in VPO  importiert werden.

Unsere Software ist innerhalb kürzester Zeit einsatzbereit. Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung ist eine mehrstündige Schulung für die Lehrkräfte und Administrator*innen. Sinnvolle Zeitpunkte für die Einführung der Software sind erfahrungsgemäß nach Ferienzeiten – vorzugsweise nach den Sommer-, Herbst- oder Osterferien.

Die Kosten richten sich nach verschiedenen Faktoren, insbesondere nach der Schulgröße. Die Gesamtkosten inklusive 19% Mehrwertsteuer und Serverbetrieb liegen bei ca. 300 – 600 Euro monatlich. Rabatte sind im Rahmen von Partnerprogrammen mit anderen Unternehmen möglich.

Jein. Die Automatisierung von VPO basiert auf deterministischen Modellen. Das bedeutet, dass die Software bei identischer Ausgangssituation stets zu denselben Ergebnissen kommt. Dies garantiert Nachvollziehbarkeit und Transparenz. Allerdings haben wir im Rahmen eines EU-Förderprojekts eine KI-gestützte Lösung für den Import von Stundenplänen entwickelt, die DSGVO-konform adaptive Importalgorithmen nutzt.