Vertretungsplanung
automatisiert und dezentral
VPO ist eine auf Vertretungsplanung spezialisierte Software. Sie löst komplexe Vertretungsszenarien automatisiert, ohne auf eine zentrale Planungsinstanz angewiesen zu sein. Zeitabhängige Daten wie Unterricht, Abwesenheiten, Dauervertretungen oder Veranstaltungen sind mit VPO hochflexibel gestaltbar. So lassen sich alle real stattfindenden Vertretungsszenarien und Stundenplanverschiebungen live und transparent abbilden.
Wir setzen auf Automatisierung, Simulation und eine intuitive Benutzeroberfläche. Gleichzeitig ermöglichen wir weitreichende dezentrale Mitgestaltungsmöglichkeiten für das gesamte Lehrpersonal. So entstehen effiziente Vertretungslösungen automatisiert in Echtzeit – transparent und fair verteilt.
Die Vorteile von VPO
Automatisierung
VPO automatisiert die Vertretungs- und Aufsichtsplanung und alle damit verbundenen Prozesse. Die Software kommt ohne zentrale Planungsinstanz aus. Der Automatisierungsgrad kann Spitzenwerte von über 70 % für das gesamte Schuljahr erreichen.
Faire Verteilung
VPO bewertet geleistete Vertretungsstunden anhand eines transparenten Bewertungssystems. Zusätzliche Belastung wird fair verteilt: Lehrkräfte mit wenigen Vertretungen werden deputatsabhängig bei zukünftigem Planungsbedarf automatisch bevorzugt berücksichtigt.
Planungssicherheit
VPO ist jederzeit erreichbar und regelt ggf. Vertretungen automatisch. Durch die Berücksichtigung von Einsatzwahrscheinlichkeiten am Vortag sowie individueller Anfahrtszeiten entfällt die Notwendigkeit einer generellen Präsenzpflicht bei Bereitschaften.
Flexibilität
Über 15 verschiedene Vertretungstypen ermöglichen es VPO, reale Abweichungen vom Stundenplan präzise abzubilden. Darüber hinaus können Vertretungsszenarien individuell konfiguriert werden, um die Automatisierung optimal an die Gegebenheiten vor Ort anzupassen.
Dezentralisierung
Alle Beteiligten – von Lehrkräften über Schulleitung und Sekretariat bis hin zu Küche, Hausmeisterei usw. – haben jederzeit Zugriff auf die Planung und deren Gestaltung. So entstehen kontinuierlich tragfähige Vertretungslösungen für jeden beliebigen Zeitpunkt im Schuljahr.
Simulation
VPO kann für jeden beliebigen Tag Vertretungsszenarien simulieren. So lassen sich Vertretungseinsätze frühzeitig prognostizieren und Verschiebungsmöglichkeiten erkennen. Gleichzeitig werden potenzielle Planungsengpässe weit im Voraus identifiziert.
Kommunikation
Vertretungspläne werden über Monitore, Onlinezugänge oder Apps in Echtzeit übermittelt. Zusätzlich bietet VPO Abo-Funktionen, mit denen interne Prozesse wie Krankmeldungen oder Beurlaubungen effizient an das Sekretariat weitergegeben werden können.
Datenschutz
Jede Schule erhält einen DSGVO-konformen Server – mit sehr hoher Ausfallsicherheit und robuster Infrastruktur.
Die Datenhoheit liegt beim Kunden. Differenzierte Rollen- und Rechtestrukturen innerhalb der Software gewährleisten zudem den Datenschutz auch schulintern.
Die Weboberfläche von VPO ist bewusst funktional und minimalistisch gestaltet – ohne überflüssige Animationen oder Icons – und ermöglicht so eine besonders effiziente Bedienung:
Bisher geregelte Vertretungsstunden im Schuljahr 24/25
FAQ
Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zu VPO.
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Was ist der größte Vorteil von VPO gegenüber anderen Softwarelösungen?
Bisherige Verfahren zur Vertretungsplanung bündeln alle nötigen Informationen zenrral bei einer Person. Diese versucht auf Basis der verfügbaren Daten, die nächsten Schultage bestmöglich zu organisieren. Je nach Krankenstand und weiteren Faktoren ist eine Planung meist nur wenige Tage im Voraus möglich. Lehrkräfte werden daher häufig kurzfristig über Einsätze informiert. Langfristige Planung scheitert systembedingt daran, dass fortlaufend neue Informationen hinzukommen. Diese erfordern laufende Anpassungen – auch an bereits erstellten Planungen. Zudem verursacht die zentrale Organisation einen Arbeitsaufwand von mehreren Deputatsstunden pro Woche – oft mit nur mittelmäßigen Ergebnissen.
VPO ist eine innovative Lösung für die Vertretungsplanung, die unabhängig von der akuten Belastung funktioniert. Sie wurde praxisnah aus den Bedürfnissen des Schulalltags entwickelt – in enger Zusammenarbeit mit Schulen und Lehrkräften. Gleichzeitig schafft sie Planungsmöglichkeiten für jeden beliebigen Tag im Schuljahr.
Alle Lehrkräfte können sich gleichzeitig an der Planung beteiligen, unterstützt durch ein hochautomatisiertes und lernendes System, das Vertretungseinsätze durch Simulationen in der Zukunft prognostiziert und gegebenenfalls alle Vertretungen automatisch regelt. Das entlastet die Beteiligten und sorgt für eine gleichmäßige, transparente Verteilung der Vertretungsarbeit.
Wieso reicht herkömmliche Stundenplanungs-Software für die Vertretungsplanung nicht aus?
Traditionelle Software behandelt Vertretungsplanung als Ergänzung zur Stundenplanung. In der Praxis jedoch ist der Aufwand für die Vertretungsplanung oft deutlich höher, da jederzeit neue Informationen zu Abwesenheiten hinzukommen können. Da die Methoden zur Vertretungsplanung in der Regel auf denen der Stundenplanung aufbauen, wird spezielle Expertise benötigt, um den Vertretungsplan zu erstellen – das führt zu einer hohen Belastung der Verantwortlichen.
VPO dreht den Ansatz um: Die Vertretungsplanung steht im Zentrum. Unterstützt durch hochgradige Automatisierung können alle Beteiligten gleichzeitig dezentral an der Vertretungsplanung mitwirken.
So entstehen ganz neue Lösungswege – effizienter, flexibler und besser an die Realität des Schulalltag angepasst.
Kann ich mit VPO auch Stundenpläne erstellen?
Nein. VPO ist keine Software zur automatischen Generierung des Stundenplans. Wenn bereits Systeme zur Stundenplanung vorhanden sind, ist VPO in der Lage diese Pläne zu importieren. Wir unterstützen dabei alle gängigen Systeme zur Stundenplanung und bieten insbesondere zu Systemen unseres Kooperationspartners TK-Schulsoftware eine ausgereifte Schnittstelle an.
Manuell erstellte Stundenpläne lassen sich in wenigen Schritten mit ausführlicher Konfliktprüfung in VPO übertragen. Anschließend lassen sich alle relevanten Änderungen des Stundenplans direkt in VPO verwalten.
Wie sicher sind die Daten in der Software?
Wir nehmen den Datenschutz sehr ernst. Schulen haben volle Datenautonomie, wir erheben nur die für den reibungslosen Betrieb notwendigen Informationen. Unsere DSGVO-konformen Server stehen in Nürnberg. Eine Weitergabe von Daten erfolgt nur auf ausdrücklichen Wunsch, beispielsweise wenn Drittanbieter-Apps zur Anzeige der Vertretungspläne eingebunden werden.
Welche Voraussetzungen müssen für die Einführung von VPO erfüllt sein?
VPO kann eigenständig genutzt werden und erfordert keine weiteren Softwarelösungen. Die meisten Schulen verwenden jedoch separate Programme zur Stundenplanerstellung, deren Daten anschließend in VPO importiert werden.
Wie komplex ist die Umstellung auf VPO?
Voraussetzung für die Einführung der Software ist eine mehrstündige Schulung für die Lehrkräfte und Administrator*innen. Sinnvolle Zeitpunkte für die Einführung der Software sind erfahrungsgemäß nach Ferienzeiten – vorzugsweise nach den Sommer-, Herbst- oder Osterferien.
Nutzt VPO künstliche Intelligenz?
Jein. Die Automatisierung von VPO basiert auf deterministischen Modellen. Das bedeutet, dass die Software bei identischer Ausgangssituation stets zu denselben Ergebnissen kommt. Dies garantiert Nachvollziehbarkeit und Transparenz. Allerdings haben wir im Rahmen eines EU-Förderprojekts eine KI-gestützte Lösung für den Import von Stundenplänen entwickelt, die DSGVO-konform adaptive Importalgorithmen nutzt.
Was kostet die Software?
Die Kosten richten sich nach verschiedenen Faktoren, insbesondere nach der Schulgröße. Die Gesamtkosten inklusive 19% Mehrwertsteuer und Serverbetrieb liegen bei ca. 300 – 600 Euro monatlich. Rabatte sind im Rahmen von Partnerprogrammen mit anderen Unternehmen möglich.
Buchen Sie jetzt Ihren unverbindlichen Beratungstermin:
Gefördert durch das Land Schleswig-Holstein und kofinanziert von der Europäischen Union
Im Rahmen des Landesprogramms Wirtschaft 2021-2027 wird unser Projekt „STIMPA – Stundenplanimport-Automatisierung“ durch das Land Schleswig-Holstein unterstützt. Kofinanziert wird das Projekt durch den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE).
Mit STIMPA entwickeln wir einen innovativen Algorithmus, um den Datenimport von Stundenplänen in die Vertretungssoftware VPO zu automatisieren. Ziel ist es, allen Schulen in Deutschland eine einfache und gleichzeitig leistungsfähige Lösung für die komplexe Vertretungsplanung im Schulalltag zur Verfügung stellen zu können.
